カルテを大切にすると売上が上がる理由【美容室経営相談室】

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あなたの美容室では、カルテをどのように保存していますか?紙のままでしょうか?それとも、エクセルや有料のクラウドなどにに保存して、こと細やかに、無駄なく顧客情報が保存できているでしょうか。最近の美容室では、PCのソフトやアプリを賢く導入して、上手に顧客管理をしている美容室と、いまだに紙のままでバラバラと保存している美容室との差が大きく開いてきました。

近年、美容室での価格競争は激化しています。低価格で勝負するということは、安い価格で大人数を「こなす」「まわす」ことになります。朝から夜までひたすら多くのお客様を相手にしなくてはなりません。すると、客数だけが増え続け、カルテの量がすごい勢いで増加していきます。

とにかく1人でも多くのお客様を施術しないと、売上が立たないので、大人数のスタッフで、交代交代に施術をします。すると、誰がどの部分を担当したかもわかりません。お客様の顔と名前が一致しない程に大人数なので、その日に自分が誰を担当したのか、どんな施術をしたのかも覚えていません。施術が先になるので、片付けや顧客情報の記入や入力をしている暇もありません。また、営業が終了してカルテを記入する頃にはもう、すっかり施術内容を忘れてしまっています。

1、カルテを大切にするメリット

カルテをただの紙の山にしてしまうことは、すごくもったいないことなのです。本来、カルテとは宝の山です。なぜなら、カルテはお客様そのものだからです。実はカルテを大切にすると、既存のお客様を大切すること繋がっているのです。そして、それが売上にも繋がることをご存ですか?

1−1お客様の好みがわかる

カルテを、こと細やかに記しておくと、お客様の好みがわかるようになります。お客様によっては、4ヶ月に1回しか来ない方でも、平然と「前回と同じようにして下さい」と言ってくる方もいます。それに対応するためにもきちんと記しておいた方が安心です。そしてこのお客様は、変化を好まないお客様だということが分かります。そして、中にはカラーを毎回違う色にするお客様がいらっしゃいます。特に流行に敏感なおしゃれなお客様に多いので、こちらから新色などをご案内すると喜んでやってくれるでしょう。こういう情報があるだけでも、お客様はあなたの美容室は自分のことを分かってくれると思ってくれるようになります。

1−2 感動を与えられる

会話をしている最中に、おしゃべりが好きな方や、よくしゃべる美容師に合わせて話をしてくれるお客様は、お客様自身の情報を自ら提供してくれているのです。例えば、最近髪にコシがなくなってきたと漏らしたお客様がいれば、すかさずおすすめの店販商品を紹介できるかもしれません。または、飲み物を提供している美容室なら、メニューを見せて「この中でどれがいいですか?」と聞くのも良いですが、「いつも飲まれている◯◯でよろしいですか?」などと先に聞いてあげるのも、お客様の余計な負担が軽減されて喜ばれるでしょう。

1−3 トラブルが避けられる

お客様は、いろいろな事情をお持ちですから、何のアレルギーがある、このスタッフとは相性が悪いなどカルテに書いてあると、大きなトラブルが未然に避けられます。人は自分がされて嫌だったことを、長々と忘れない人もいます。その中には、悪い口コミを流す人もいます。大きなトラブルを起こしてそんな事態にならないためにも、注意点は忘れずに書いておきたいものです。

1−4 リピート対策ができる

もし、カルテに住所が書いてあるなら、DMを送ることができます。誕生日やお正月はもちろん、季節や記念イベントとして送ることもできます。また、その際にカルテに何を施術したかや、何回美容室に来ているかが書いてあると、単価の良いお客様やよく来てくれているお客様を優先に送ることができます。このようにカルテをうまく活用し、DMによって再来店を促すことができます。それが手軽な集客、売上と繋がっていくのです。

2、顧客管理の方法

そんなこと言っても、カルテなんて記入してる暇も、管理している暇もないよという美容室もあるかもしれません。しかし、もしあなたが「とにかく機械のように数をこなす接客がしたい」「足の裏や腰が痛くなっても、休憩ができないくらい忙しい美容室にいたい」と思っていて、売上を上げるには客数を上げるしかない不安がないのなら、そのままの管理の仕方でも大丈夫でしょう。しかし、それが続くと思うとゾッとすると思う方は、これから少しづつ改善していきましょう。次に来たお客様の分からでもOKです。

2−1きちんとファイリングする

リングから外れたカルテが、ピラっと落ちてくる…なんてことはないですよね?カルテに飲み物のシミやカラー剤が飛び散ったりしていませんか?先ほども言ったように、カルテはお客様だと思ってください。紙のカルテで保存している美容室もまだまだ見かけますが、割とカルテに注意を払っていない美容室が多い印象です。カルテはお客様1人1人だと思って、大切にファイリングしてください。リングに通した時にカルテのリング穴付近にセロテープで補強するだけでも良いです。まずは、カルテを大切にする、なくさないように保存してください。少し欲を言えば、年と月で分けておくと後でDMが送りやすいです。紙保存だと探しずらいところや、なくしやすいので、正直なところおすすめできません。

2−2エクセルなどに入力する

お茶を引いている時間や、開店前後に10分で良いので、エクセルなどのソフトに保存してみてください。入力するのは面倒ですが、入力してしまえば、2回以降来店させたお客様のカルテの管理がすごく楽になります。検索機能がついていますし、誕生日月で振り分けることもできますので、まめにお客様にサンキューレターや、DMでアプローチすることができます。まずは、パソコンにデータ登録することからはじめると良いと思います。デメリットとしては、パソコンが故障したら全てを失うので、USBやCDにバックアップ保存しておくことをおすすめします。※ちなみに、エクセルもクラウド化(ネット上に置いておける)しているので、エクセルで顧客管理をしている場合は、今のパソコンの中にあるデータをクラウド化させても良いかもしれません。

2−3顧客管理サービスを利用する

一番おすすめなのは、この方法です。そんなに高いものを使用しなくても良いですし、いろんな機能は必要ありません。できればセキュリティがしっかりした、クラウド保存の顧客管理サービスが良いです。無料のでは、このセキュリティの部分に不安がありますし、広告がうざったいのであまりおすすめしません。慣れれば、紙で保存したりパソコンに入力するよりも簡単になります。また、保存できるデータの量は気にしなくて良い場合が多いので、パソコンのデータ容量も気にしなくて良いです。また、パソコンが故障しても、データが消えてしまうことがないので安心です。

番外編:顧客情報が漏れるとすごく大変

クライアントの美容室で「あれ?どっかいっちゃった?」という声を聞くとギョッとしてしまいます。最近では、個人情報に敏感な人が増えてきました。カルテの保存を雑にし、個人情報が漏洩すると困ることが2つあります。それは、痛い出費と美容室の信用を失うところです。なぜ痛い出費になるかというと、顧客情報が漏れたと発覚した場合、顧客には商品券などでお詫びをすることになります。それをカルテで保存していた全てのお客様にするなると、何百万円になる場合があります。しかも、「あの美容室は顧客情報を雑に扱う」と噂が立ち、たちまちお客様が離れていってしまいます。うちの美容室は大丈夫という保証はありません。もしかしたら、日の浅い新人が持ち出してしまう可能性も0ではありません。

まとめ

客単価が?3000より安い美容室では、カルテすらとっていないとよく聞きます。オープンしてから、利用者が絶えない◯円カットなどでも同様です。またそのような美容室では、求人が絶えないようです。それだけ、美容師が離れてしまう理由が多くあるということです。とにかく安売り戦から降りるには、カルテを大切にして、お客様を大切にすることです。するとリピート率が上がり、売上が上がり、新規集客の呪縛から解放され、求人の悩みからも解放されるようになるでしょう。今日からぜひカルテを大切にしてそこからの売上アップを狙ってみてください。